Afontar una crisis institucional puede ser un periodo estresante que, de no ser bien manejado, puede llevar al derrumbe de una organización y perder así años de trabajo y esfuerzo.
Una crisis es un periodo de inestabilidad en el que las circunstancias que se pesentan llevan a perder el equilibrio y/o el rumbo en el desarrollo de los pocesos de la organización. Éstas, suelen ocurrir de forma inesperada y pueden prolongarse por largo tiempo si no tenemos claras las estrategias para gestionarlas.Independientemente del tamaño de la organización, siempre existen factores que pueden poner en crisis su operación; por ejemplo, una avería grave, una emergencia sanitaria, un fenómeno natural o un ataque cibernético o legal; por mencionar sólo algunos.
Es por esto que hoy damos diez recomendaciones que te permitirán superar un periodo de crisis en tu institución:
Guadar la calma.
Cuando una organización afronta una crisis, la objetividad con que se interpreta la realidad es un factor determinante para superarla. La calma abre los canales de comunicación y mantiene la mente despejada para encontar soluciones y tomar decisiones.
La ausencia de calma lleva a actuar por impulso, perder objetividad y tomar decisiones incorrectas.Si el líder logra mantener la calma, brindará confianza y seguridad a los miembros del equipo, lo que repercutirá en una mejor planificación y operación de la estrategia a seguir.
Para aprender a manejar con asertividad tus emociones te sugerimos meditar, paracticar yoga o mindfulness.
Enfocarse en entender, no en explicar.
Enfocase en enteder la situación no se trata de busca una explicación a las causas que dieron origen a la crisis; se trata de hacer visibles sus posibles efectos y en comprender la circunstancia real en que se encuentra la organización para así, valorar en qué medida se verá afectada de forma física, legal, en reputación u operación.
Dimensionar los alcances de una crisis pone sobre la mesa los ¿qué hacemos? y da pié a identificar los ¿cómo lo hacemos? y así, encontrar soluciones y trazar rutas de acción; sin perder tiempo en buscar respuestas al ¿porqué sucedió el hecho?Tener una mirada optimista.
Una persona que tiene una mirada optimista ante una crisis, dará una interpretación más objetiva al suceso y se enfocará en enmendar la situación.
El optimismo es un aliado para afrontar periodos críticos ya que evita el derrotismo e impulsa la creatividad para encontra soluciones; facilitando así la toma de decisiones y dejando de lado el miedo. Un líder con una mirada optimista transmite seguridad y confianza en el futuro a sus colaboradores.
Reconocer las fortalezas.
Una crisis es un buen momento para reconocer las fortalezas con las que cuenta una organización; cuando se mantiene la calma, se entiende la situación y se tiene una mirada optimista, es posible identificar las habilidades y cualidades institucionales que se han desarrollado a lo largo del tiempo y han sido clave, en otras ocasiones, para sortear conflictos.
Tener claras las fortalezas individuales y grupales, abre la posibilidad de operar eficazmente las estrategias de solución; ya que éstas deben planificarse tomando en cuenta las habilidades y capacidades de todo el equipo con el fin de optimizar tiempos, reducir gastos y tener un mínimo margen de error.
Hacer equipo
Sentirse acompañado durante una crisis es un impulso que potencializa las soluciones, da sensación de unidad, compañerismo y confianza, produce bienestar y genera sinegia.
Desde la postura del líder, hacer ver que la crisis está afectando a todos por igual, abre los canales de comunicación y genera empatía con sus colaboradores dándoles confianza para poponer y operar. En este sentido, es importante reslatar la importancia que tiene la escucha a los colaboradores en un momento de crisis ya que éstos, por su función, tienen una visión más real del entorno de la institución y visualizan el coflicto desde la operación.
Cuando el líder se siente respaldado por su equipo le será más sencilla la toma de decisiones debido a que confía en la respuesta de éste para ejecutar las acciones planificadas.Vivir una crisis en soledad siempre llevará al desánimo, al negativismo, al desgaste emocional y físico. El compañerismo hace fuerte al equipo y un equipo fuerte supera mejor sus batallas.
Reducir gastos.
Otra recomendación que ayudará a gestionar mejor una crisis institucional es reducir gastos operativos al mínimo con el fin de contar con recursos para los imprevistos que se generen durante el periodo crítico y después de éste.
Reducir gastos es una estrategia que, además, lleva implícito el apendizaje de "saber vivir con menos", hacer un análisis de gastos e idenificar aquellas partidas en las que se pueda recortar el presupuesto es fundamental para operar la organización sin ponerla en riesgo financiero.Es sabido que muchas organizaciones viven al día; sin embargo, pomover una cultura de reducción de gastos contribuirá a su sustentabilidad a largo plazo y, por otra parte, contar con un fondo para contingencias (partida reservada dentro del presupuesto para hacer frente a gastos no presupuestados de alto impacto para la organización) es una estrategia financiera que ayuda a sotear mejor las eventualidades.
Flexibilidad para replantear objetivos.
Afrontar una crisis exige, ante todo, flexibilidad para asumir que los objetivos perseguidos hasta ese momento deben ser replanteados y, mientras más pronto se asuma esa realidad, será mejor.Un periodo crítico trae consigo nuevas prioridades para la institución; ya que, en estas circunstancias, lo más importante es sacar a flote la organización, por lo que los objetivos de crecimiento financiero, expansión o innovación (por mencionar algunos), pasan a un segundo plano y tendrán que reconfigurarse dentro de la planeación estratégica y sederán el protagonismo a las necesidades provocadas por el conflicto.
Es importante tener en cuenta que las adecuaciones a la planeación estratégica dependerán de la magnitud de la crisis, ya que es problable que sólo sea necesario ajustar los objetivos de un área determinada; mientras que el resto del sistema puede continuar operando en busca de sus metas. Sin embargo, si la situación que se enfrenta es de grandes dimensiones, lo más probable es que se deban modificar los objetivos principales de la organización. Para este fin se sugiere hacer un FODA con la intención de redireccionar la planeación.
Llegar a acuerdos.
Enfrentar una crisis (por ejemplo la que vivimos actualmente por COVID 19) puede provocar un desajuste económico para la organización y/o para sus clientes o usuarios. Por lo anterior, una vez que se haya dimensionado la magnitud del problema que se enfrenta y sus efectos, es necesario aplicar una estrategia de comunicación basada en acuerdos con los clientes o usuarios para que paguen adeudos y/o continúen haciendo uso del servicio y, por otro lado, con los proveedores para hacer un plan de pago en caso de que el flujo de efectivo esté siendo limitado e impida cumplir oportunamente pagos pendientes.
Los acuerdos financieros permiten equilibrar el flujo de efectivo.Generar alianzas.
Los periodos críticos son un buen momento para unir fuerzas no sólo hacia el interior de la institución sino también con otras organizaciones y/o empresas que ofrezcan servicios o productos similares ya que esto puede ayudar a reducir costos operativos.
Es casi seguro que una institución o empresa que tiene un giro similar al propio requiere de los mismos insumos o materiales básicos para operar; por lo que, generar convenios para compartir gastos, reduce la inversión sin dejar de adquirir lo necesario para los servicios o productos y ayuda a que las instituciones aliadas superen la crisis.
Las alianzas comerciales contribuyen mantener a operación de la institución sin comprometer la calidad de los productos o servicios.Tomar decisiones.
Es muy importante, no paralizarse, si la crisis ya esta activa y no se toman decisiones por temor a generar un efecto adverso, estaremos perdiendo tiempo y permitiendo que ésta avance y consuma a la orgnaización.
Hay que recordar que si se tiene calma, se entiende lo que está ocurriendo y se cuenta con un equipo fuerte que confía en su líder, la solución emergerá y se estará respaldado, lo que hará la toma de decisiones más sencilla.
Es necesario tomar acción, afontar la crisis, confiar en el equipo y en las habilidades propias del líder, tomarse de la mano, ser empáticos y juntos accionar para avanzar.En conclusión, la dirección que tome la crisis dependerá de la actitud con que el líder y su equipo afornten el momento. Sumando fortalezas, minimizando debilidades, sabiendo que no estamos sólos y manteniendo el ánimo positivo, lograremos salir adelante!!!
Te invitamos a consultar:
agenciasdecomunicación.org. (octubre de 2020). ¿Es útil un fondo de emergencia para una empresa? Obtenido de https://www.agenciasdecomunicacion.org/buenaspracticas/util-fondo-emergencia.html
Armendáriz, P. (2020). Crisis: Sortéala y aprovecha sus oportunidades en tu pyme. México: Penguin Random House Grupo Editorial México, 2020. Obtenido de https://books.google.com.mx/books/about/Crisis.html?id=75viDwAAQBAJ&source=kp_book_description&redir_esc=y
Instituto Mexicano de Mindfulness. (octubre de 2020). ¿Qué es el mindfulness? Obtenido de https://mindfulness.org.mx/que-es-mindfulness/
Instituto Tecnológico de Sonora. (octubre de 2020). Método FODA. Obtenido de http://biblioteca.itson.mx/oa/ciencias_administrativa/oa9/metodo_foda/m1.htm#:~:text=El%20m%C3%A9todo%20FODA%20se%20orienta,informaci%C3%B3n%20obtenida%20del%20contexto%20externo